Cara kirim barang ke luar negeri untuk bisnis maupun kebutuhan pribadi sekarang makin sering dibutuhkan, baik untuk kiriman produk online shop, dokumen penting, maupun pengiriman rutin ke mitra di luar negeri. Tantangannya ada pada aturan bea cukai, batasan jenis barang, sampai pemilihan jalur laut atau udara yang sesuai dengan target waktu dan budget pengirim.
Untuk proses yang lebih aman dan terkontrol, memilih jasa pengiriman logistik yang berpengalaman dalam ekspor impor membantu mengurus dokumen, clearance bea cukai, serta pengaturan rute pengiriman ke berbagai negara tujuan. Dengan dukungan jaringan gudang dan tim yang memahami prosedur perdagangan internasional, pengirim dapat fokus pada pengembangan bisnis tanpa khawatir pada detail teknis pengiriman lintas negara.
Apa Saja yang Perlu Dipersiapkan Sebelum Mengirim Barang ke Luar Negeri?
Persiapan sebelum mengurus cara kirim barang ke luar negeri berpengaruh langsung pada kecepatan proses dan biaya yang muncul di akhir. Tanpa persiapan yang detail, pengirim berisiko menghadapi penolakan barang, bea tambahan, atau pengiriman yang tertunda lama di bea cukai negara tujuan.
1. Cek Regulasi dan Daftar Barang Terlarang
Setiap negara punya aturan sendiri terkait barang yang boleh dan tidak boleh masuk, termasuk batas jumlah untuk elektronik, obat, makanan, dan produk tertentu. Beberapa kategori membutuhkan izin khusus, misalnya izin otoritas kesehatan untuk makanan dan obat, atau izin karantina untuk tumbuhan dan hewan.
2. Pastikan Jenis Barang dan HS Code Jelas
Penentuan HS Code yang sesuai membantu proses penetapan bea masuk, pajak impor, dan klasifikasi barang di sistem kepabeanan. Deskripsi barang di invoice dan packing list harus singkat, jelas, dan konsisten dengan HS Code sehingga mudah diverifikasi petugas bea cukai negara tujuan.
Source: Freepik
3. Siapkan Dokumen Pengiriman dan Ekspor
Untuk cara kirim barang ke luar negeri sekala internasional, kombinasi dokumen umum yang sering diminta mencakup commercial invoice, packing list, dan dokumen perizinan jika terkait kategori barang tertentu. Untuk pengiriman ke negara yang menerapkan identitas importir khusus, penerima kadang perlu menyiapkan nomor registrasi seperti EORI atau identitas pajak lokal.
4. Hitung Berat Aktual Dan Volume
Biaya cara kirim barang ke luar negeri biasanya dihitung dari perbandingan berat aktual dan berat volumetrik, lalu dipakai nilai yang lebih besar. Perhitungan volumetrik umumnya memakai rumus berbasis dimensi panjang, lebar, dan tinggi, terutama untuk pengiriman udara dan layanan kilat internasional.
5. Pilih Metode Pengiriman Laut atau Udara
Pengiriman udara cocok untuk barang dengan prioritas waktu tinggi, sedangkan pengiriman laut lebih sering dipilih untuk cargo besar dengan fokus ke efisiensi biaya. Untuk bisnis yang rutin mengirim ke luar negeri, kombinasi gudang di negara sumber dan tujuan memudahkan konsolidasi barang sebelum dikapalkan.
Cara Kirim Barang ke Luar Negeri Langkah demi Langkah
Proses cara kirim barang ke luar negeri bisa dipecah menjadi beberapa langkah sederhana agar mudah diikuti oleh pengirim baru maupun pelaku ekspor yang sedang membangun rute rutin.
1. Tentukan Negara Tujuan dan Jenis Barang
Langkah awal cara kirim barang ke luar negeri adalah memastikan tujuan pengiriman, jenis barang, nilai, dan jumlah unit yang akan dikirim. Data ini digunakan untuk cek regulasi impor, estimasi pajak, dan pemilihan layanan logistik yang sesuai profil kiriman.
2. Cek Aturan Impor Negara Tujuan
Setelah tujuan jelas, pengirim perlu meninjau aturan impor yang terkait kategori barang yang akan dikirim, termasuk batasan nilai kiriman dan syarat dokumen. Informasi dapat diakses melalui situs otoritas bea cukai atau panduan yang disediakan penyedia logistik internasional.
3. Pilih Layanan Logistik Internasional yang Terpercaya
Penyedia logistik berperan mengurus pengangkutan, transit, dan proses kepabeanan yang menyertai pengiriman lintas negara. Pemilihan layanan dengan jaringan gudang di beberapa negara dan dukungan konsultan perdagangan akan membantu mengurangi risiko keterlambatan dan bea tambahan.
4. Kemas Barang dengan Standar Pengiriman Internasional
Pengemasan harus menyesuaikan karakter barang, misalnya memakai karton tebal, kayu, atau kombinasi bubble wrap dan pelindung lain untuk barang fragile. Ruang kosong di dalam kemasan sebaiknya diisi bahan peredam guncangan supaya barang tetap stabil selama perjalanan laut atau udara.
5. Siapkan Dan Lengkapi Dokumen Pengiriman
Cara kirim barang ke luar negeri adalah dengan menyiapkan commercial invoice perlu mencantumkan nilai barang, mata uang, dan identitas pengirim serta penerima secara jelas. Packing list memuat rincian isi paket per jenis barang, jumlah, dan berat, sehingga memudahkan pemeriksaan fisik jika dibuka petugas bea cukai.
6. Input Data Pengiriman di Sistem Ekspedisi
Sebagian besar layanan cara kirim barang ke luar negeri menyediakan platform digital untuk input detail pengiriman, mulai dari alamat pengirim, penerima, hingga deskripsi isi barang. Data ini akan digunakan untuk mencetak airway bill atau shipping label yang ditempel di paket.
7. Lakukan Penimbangan Akhir dan Cek Volume
Penimbangan di lokasi penjemputan atau drop point menjadi dasar final perhitungan biaya. Ketidaksesuaian berat yang terlalu jauh dari estimasi bisa mengubah tarif dan perlu dikonfirmasi ulang ke pengirim.
8. Pilih Opsi Layanan Standar Atau Ekspres
Untuk kebutuhan cepat, cara kirim barang ke luar negeri secara ekspres biasanya menawarkan estimasi waktu lebih singkat dengan tarif yang lebih tinggi. Layanan standar cocok untuk barang yang tidak terikat tenggat waktu dan mengutamakan penghematan budget logistik.
9. Pantau Status Pengiriman dan Proses Bea Cukai
Fitur pelacakan membantu memonitor posisi barang, mulai dari pengumpulan, keberangkatan, transit, hingga rilis dari bea cukai negara tujuan. Jika ada dokumen tambahan yang diminta otoritas, pengirim bisa segera menindaklanjuti agar paket tidak tertahan terlalu lama.
10. Konfirmasi Penerimaan dan Simpan Bukti
Setelah menerima mengkonfirmasi barang sudah tiba, pengirim sebaiknya menyimpan bukti resi dan dokumen pendukung untuk arsip atau kebutuhan klaim di kemudian hari. Data historis ini juga berguna ketika menyusun strategi pengiriman rutin ke negara yang
Estimasi Biaya Kirim Barang ke Luar Negeri
Perhitungan biaya cara kirim barang ke luar negeri dipengaruhi beberapa parameter utama yang perlu diketahui sejak awal agar tidak terjadi selisih tarif yang mengejutkan pengirim.
1. Faktor Berat Dan Volume
Tarif internasional biasanya memakai formula yang membandingkan berat aktual dengan berat volumetrik, lalu menggunakan nilai lebih besar sebagai dasar perhitungan. Untuk paket berdimensi besar dengan isi relatif ringan, perbedaan antara berat aktual dan volume bisa terasa signifikan di total biaya.
2. Jarak Negara Tujuan dan Rute Pengiriman
Pengiriman ke kawasan Asia cenderung memiliki biaya lebih rendah dibanding tujuan Eropa atau Amerika karena jarak dan rute yang ditempuh lebih pendek. Jalur dengan beberapa titik transit kadang membuat tarif berbeda dibanding rute langsung yang ditawarkan penyedia tertentu.
3. Metode Pengiriman Laut Dan Udara
Pengiriman udara umumnya memiliki tarif per kilogram lebih tinggi dibanding laut, namun unggul dari sisi waktu tempuh dan kejelasan jadwal. Untuk cargo besar, layanan cara kirim barang ke luar negeri via laut sering menjadi pilihan karena skema biaya yang lebih bersahabat bagi pengiriman dalam jumlah banyak.
4. Biaya Bea Masuk, Pajak, Dan Handling
Bea masuk dan pajak impor biasanya dihitung dari nilai barang plus ongkos kirim, sesuai ketentuan masing-masing negara. Selain itu, biaya tambahan dapat muncul dari handling di pelabuhan, biaya gudang, atau jasa administrasi ketika proses clearance membutuhkan penanganan khusus.
5 Tips Agar Pengiriman Internasional Aman Cepat Sampai
Pengiriman internasional yang aman dan tepat waktu bergantung pada kombinasi pengemasan, pemilihan layanan, dan kejelasan dokumen yang menyertai pengiriman.
1. Pilih Penyedia Logistik Berpengalaman
Layanan logistik dengan pengalaman ekspor impor memiliki pemahaman lebih baik terkait regulasi dan pola pengiriman ke berbagai negara. Dukungan tim yang memahami dokumen perdagangan membantu mempercepat proses clearance dan mengurangi risiko penahanan barang di bea cukai.
2. Gunakan Kemasan Berlapis dan Label yang Jelas
Kemasan berlapis dengan pelindung internal membuat barang lebih tahan terhadap guncangan selama proses sortir dan transportasi. Label alamat, kode pos, dan nomor kontak penerima perlu ditulis jelas agar tidak terjadi kesalahan kirim atau paket kembali ke pengirim.
3. Sertakan Dokumen Secara Lengkap dan Rapi
Dokumen yang tersusun rapi dan lengkap mengurangi potensi permintaan tambahan dokumen saat pemeriksaan di perbatasan. File digital sebaiknya disimpan sehingga mudah dikirim ke pihak logistik jika sewaktu-waktu diminta salinan.
4. Manfaatkan Fitur Pelacakan dan Notifikasi
Fitur pelacakan real time membantu memantau posisi barang dan tahap proses bea cukai yang sedang berjalan. Notifikasi status juga memberi sinyal dini jika terjadi kendala, sehingga pengirim dapat segera berkonsultasi dengan pihak logistik.
5. Sesuaikan Jadwal Pengiriman dengan Musim Ramai
Pada periode tertentu seperti libur akhir tahun, volume pengiriman naik dan dapat memperpanjang waktu transit. Menjadwalkan cara kirim barang ke luar negeri sedikit lebih awal membantu menjaga komitmen waktu sampai ke penerima.
Maksimalkan Cara Kirim Barang ke Luar Negeri dengan Mitra Logistik PT Dermaga Indonesia
Maksimalkan cara kirim barang ke luar negeri bersama Mitra Logistik PT Dermaga Indonesia yang berpengalaman menangani dokumen perdagangan, bea cukai, dan pengelolaan gudang internasional. Perusahaan ini menyediakan layanan ekspor-impor lengkap, mulai dari pengiriman kontainer hingga konsultasi rute dagang global.
Source: Freepik
Dengan gudang di Indonesia, Guangzhou, dan Yiwu, pengusaha dapat mengatur konsolidasi lebih efisien. Pelajari fasilitas lengkapnya melalui layanan logistik Dermaga Indonesia sehingga pengirim bisa menyesuaikan kebutuhan pengiriman internasional dengan profil bisnis yang dijalankan.
.